POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TORTILLAS AND MEALS S.A.S. – TORTIMEALS

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Objetivo de la Política

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad informar a los Titulares de la información sobre la forma en que TORTILLAS AND MEALS S.A.S., identificada comercialmente como TORTIMEALS (en adelante, “TORTIMEALS” o la “Compañía”), recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen.

Esta Política aplica a todos los Datos Personales tratados por TORTIMEALS en el desarrollo de su actividad como fabricante y comercializador de alimentos para consumo humano.

1.2. Datos Generales de Contacto de TORTIMEALS

  • Razón Social: TORTILLAS AND MEALS S.A.S.
  • Nombre Comercial: TORTIMEALS
  • NIT:830.147.419-5
  • Domicilio Principal: Bogotá D.C., Colombia
  • Dirección de Atención: Calle 128 # 51 A – 44, Bogotá D.C.
  • Correo Electrónico: servicioalcliente@tortimeals.com
  • Teléfono: 312 424 1349

El correo electrónico indicado se encuentra habilitado exclusivamente para asuntos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales y el ejercicio de los derechos de los Titulares.

1.3. ¿Quiénes Somos?

TORTIMEALS es una sociedad legalmente constituida en Colombia, registrada ante la DIAN y la Cámara de Comercio de Bogotá, dedicada a la producción y comercialización de tortillas de maíz, tortillas de trigo, frituras y otros productos alimenticios.

En desarrollo de su objeto social, TORTIMEALS recolecta y trata Datos Personales de clientes, prospectos, proveedores, aliados estratégicos, colaboradores, candidatos y accionistas, a través de distintos medios físicos y digitales.

1.4. Rol de la Compañía en el Tratamiento de los Datos Personales

TORTIMEALS podrá actuar como:

  • Responsable del Tratamiento: Cuando decide sobre la recolección, finalidad y uso de los Datos Personales, especialmente aquellos obtenidos a través de su sitio web, formularios, redes sociales, contratos, canales de atención y relaciones comerciales o laborales.
  • Encargado del Tratamiento: Cuando trate Datos Personales por cuenta de un tercero, en virtud de un contrato o encargo específico, caso en el cual el Tratamiento se realizará conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable.

2. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

2.1. ¿Cómo Recolecta TORTIMEALS la Información Personal?

TORTIMEALS recolecta Datos Personales a través de los siguientes medios:

  • Interacciones directas: Cuando el Titular suministra voluntariamente su información al registrarse, realizar compras, diligenciar formularios, solicitar cotizaciones, presentar peticiones, quejas o reclamos, celebrar contratos, participar en procesos de selección o comunicarse a través de los canales de atención.
  • Medios tecnológicos y automatizados: A través del uso de cookies, registros web, direcciones IP y tecnologías similares en su sitio web y plataformas digitales, con el fin de analizar hábitos de navegación, mejorar la experiencia del usuario y realizar actividades de mercadeo. Para estos efectos, TORTIMEALS podrá complementar la información con datos obtenidos de terceros legalmente autorizados.

Cuando el Titular suministre Datos Personales de terceros, declara contar con la autorización correspondiente para ello.

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

3.1. Tratamiento de los Datos Personales

TORTIMEALS podrá realizar, entre otras, las siguientes actividades de Tratamiento:

  • Recolección
  • Almacenamiento
  • Uso
  • Procesamiento
  • Actualización
  • Circulación
  • Transmisión
  • Transferencia
  • Análisis
  • Eliminación

Estas actividades podrán ejecutarse mediante sistemas tecnológicos, herramientas de analítica de datos e inteligencia artificial, propios o contratados con terceros, sin que ello implique decisiones automatizadas con efectos jurídicos adversos para los Titulares sin intervención humana.

3.2. Finalidades del Tratamiento

a) Clientes, Prospectos y Contactos

  • Gestionar relaciones comerciales, pedidos, facturación, recaudo y servicio al cliente.
  • Enviar información comercial, promocional y publicitaria sobre productos y servicios de TORTIMEALS.
  • Atender consultas, reclamos y solicitudes.
  • Cumplir obligaciones legales y contractuales.
  • Analizar información con fines estadísticos, de mercadeo, innovación y desarrollo de nuevos productos.
  • Gestionar riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.

b) Candidatos y Colaboradores

  • Gestionar procesos de selección, vinculación laboral y administración de la relación laboral.
  • Cumplir obligaciones legales, laborales y de seguridad social.
  • Desarrollar programas de bienestar, capacitación y evaluación de desempeño.

c) Proveedores y Aliados Estratégicos

  • Gestionar relaciones contractuales y comerciales.
  • Verificar referencias y cumplimiento de obligaciones.
  • Cumplir requerimientos legales y administrativos.

d) Accionistas

  • Gestionar relaciones societarias y convocatorias.
  • Cumplir obligaciones ante autoridades y entes de control.

3.3. Acceso a los Datos Personales

Los Datos Personales podrán ser compartidos con:

  • Proveedores de servicios tecnológicos, logísticos y administrativos.
  • Aliados estratégicos, cuando sea necesario para el desarrollo del objeto social.
  • Autoridades judiciales o administrativas, en cumplimiento de la ley.
  • Sociedades vinculadas o relacionadas con TORTIMEALS.

4. MEDIDAS DE SEGURIDAD

TORTIMEALS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los Datos Personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, y garantiza su confidencialidad conforme a la normatividad vigente.

El Tratamiento de Datos Sensibles solo se realizará en los casos permitidos por la ley y previa autorización expresa del Titular, cuando sea aplicable.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTOS

5.1. Canales de Atención

Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de:

  • Correo electrónico: servicioalcliente@tortimeals.com
  • Dirección física: Calle 128 # 51 A – 44, Bogotá D.C.

5.2. Derechos de los Titulares

Los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como a revocar la autorización otorgada, conforme a la ley.

5.3. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

5.4. Vigencia de las Bases de Datos

Los Datos Personales serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

5.5. Vigencia de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir del 1 de febrero de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior.

6. AVISO DE PRIVACIDAD

TORTIMEALS informa a los Titulares que los Datos Personales suministrados serán tratados conforme a la presente Política y a la Ley 1581 de 2012. El Titular podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información, así como revocar la autorización otorgada, a través del correo servicioalcliente@tortimeals.com o en la dirección Calle 128 # 51 A – 44, Bogotá D.C.

7. CLÁUSULA DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular autoriza de manera previa, expresa e informada a TORTILLAS AND MEALS S.A.S. – TORTIMEALS para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir sus Datos Personales, de conformidad con las finalidades descritas en esta Política y la normativa vigente.

Esta autorización aplica para clientes, proveedores, colaboradores, candidatos y demás grupos de interés vinculados con la Compañía.

8. POLÍTICA DE COOKIES

El sitio web de TORTIMEALS utiliza cookies y tecnologías similares para garantizar el correcto funcionamiento de la página, mejorar la experiencia del usuario y analizar hábitos de navegación con fines estadísticos y comerciales.

El usuario puede configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies. El uso continuado del sitio web implica la aceptación de esta Política de Cookies.

9. CHECKLIST DE CUMPLIMIENTO – SIC

TORTIMEALS declara que:

  • Cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales vigente y publicada.
  • Dispone de canales habilitados para la atención de consultas y reclamos.
  • Implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y humanas.
  • Solicita autorización previa para el Tratamiento de Datos Personales cuando es requerido.
  • Atiende los términos legales para consultas y reclamos.

ANEXO – GLOSARIO

Las definiciones aplicables serán las establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

10. MATRIZ DE BASES DE DATOS PERSONALES – TORTIMEALS

La presente matriz identifica las principales Bases de Datos Personales tratadas por TORTILLAS AND MEALS S.A.S. – TORTIMEALS, conforme a la Ley 1581 de 2012 y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.1. Base de Datos: CLIENTES Y PROSPECTOS

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Gestión comercial, ventas, facturación, mercadeo, servicio al cliente, cumplimiento legal.
  • Tipo de Titulares: Clientes, prospectos, contactos comerciales.
  • Datos tratados: Nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, dirección, datos de facturación, historial de compras.
  • Datos sensibles: No
  • Encargados: Proveedores tecnológicos, plataformas de facturación, hosting.
  • Ubicación: Bases de datos electrónicas (servidores propios o en la nube).
  • Tiempo de conservación: Vigencia de la relación comercial y obligaciones legales.

10.2. Base de Datos: PROVEEDORES Y ALIADOS ESTRATÉGICOS

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Gestión contractual, pagos, compras, evaluación de proveedores.
  • Tipo de Titulares: Personas naturales proveedoras y contactos de personas jurídicas.
  • Datos tratados: Nombre, identificación, cargo, datos de contacto, información bancaria.
  • Datos sensibles: No
  • Encargados: Software contable, entidades financieras.
  • Ubicación: Bases de datos electrónicas y archivos físicos.
  • Tiempo de conservación: Vigencia contractual y obligaciones legales.

10.3. Base de Datos: COLABORADORES (RRHH)

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Administración de la relación laboral, nómina, seguridad social, bienestar.
  • Tipo de Titulares: Colaboradores activos e inactivos.
  • Datos tratados: Identificación, datos de contacto, datos laborales, afiliaciones, historia laboral.
  • Datos sensibles: Sí (biométricos, salud cuando aplique).
  • Encargados: EPS, ARL, fondos de pensiones, software de nómina.
  • Ubicación: Archivos físicos y bases electrónicas.
  • Tiempo de conservación: Durante la relación laboral y términos legales posteriores.

10.4. Base de Datos: CANDIDATOS A EMPLEO

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Procesos de selección y reclutamiento.
  • Tipo de Titulares: Aspirantes a cargos.
  • Datos tratados: Hojas de vida, referencias, datos académicos y laborales.
  • Datos sensibles:
  • Encargados: Plataformas de empleo.
  • Ubicación: Bases electrónicas.
  • Tiempo de conservación: Hasta dos (2) años o autorización del Titular.

10.5. Base de Datos: ACCIONISTAS

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Gestión societaria y cumplimiento legal.
  • Tipo de Titulares:
  • Datos tratados: Identificación, datos de contacto, participación accionaria.
  • Datos sensibles: No
  • Encargados: Asesores legales y contables.
  • Ubicación: Archivos físicos y electrónicos.
  • Tiempo de conservación: Vigencia societaria y obligaciones legales.

10.6. Base de Datos: CONTACTOS DIGITALES Y MARKETING

  • Responsable: TORTIMEALS
  • Finalidad: Mercadeo, comunicaciones comerciales, análisis de comportamiento digital.
  • Tipo de Titulares: Usuarios web, suscriptores.
  • Datos tratados: Correo electrónico, IP, datos de navegación.
  • Datos sensibles: No
  • Encargados: Plataformas de marketing y analítica.
  • Ubicación: Servidores en la nube.
  • Tiempo de conservación: Mientras exista autorización o finalidad vigente.

Esta matriz deberá revisarse y actualizarse anualmente o cuando se creen nuevas Bases de Datos.